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Lors des différents contrats avec vos clients, il peut arriver, lors d’un règlement par chèque, que celui-ci se perdre. Lors de la tenue de votre comptabilité, la facture apparaîtra comme « impayée », c’est à ce moment-là que vous allez contacter votre client pour une relance téléphonique ou par mail. A réception de votre appel ou courrier électronique, le client vous informera de sa bonne foi et de l’envoi de son chèque depuis X jours/semaines.

Pour que votre client puisse vous adresser un nouveau chèque ou autre moyen de règlement pour la facture, il a besoin d’une lettre de désistement « chèque non reçu ». Celle-ci permettra de confirmer que vous renoncez à l’encaissement du 1er chèque. De plus, cette lettre indique que vous n’encaisserez jamais le chèque même s’il était reçu ultérieurement et dans la limite de 1 an et 8 jours (validité d’un chèque).

Le courrier doit être envoyé en recommandé avec accusé de réception.

Mentions obligatoires pour la lettre de désistement « chèque non reçu » :

Émetteur : votre entreprise (raison sociale)

Destinataire : l’émetteur du chèque

Date et lieu

Objet : désistement d’un chèque non reçu

Corps de la lettre :

Faire référence à l’appel téléphonique ou au mail qui a déterminé la perte du chèque et indiquer la date,

Numéro du chèque, montant et date du chèque,

Nom de la banque du chèque,

Date de l’envoi du chèque,

Nom et prénom de l’émetteur ou dénomination sociale,

Indiquer la « non réception » de ce chèque,

Demander l’établissement d’un nouveau chèque ou autre mode de règlement de la facture,

Renoncer à vos droits relatifs au chèque initial ainsi qu’à son encaissement que ce soit vis-à-vis de l’émetteur ou de la banque (Il est possible de proposer de renvoyer le chèque à votre client si vous le recevez ou le détruire avec son accord),

N’oubliez pas de signer la lettre après la formule de politesse.

 

A la réception de la lettre de désistement « chèque non reçu », votre client pourra faire opposition au chèque auprès de sa banque et en remettre un nouveau à l’encaissement.

Nous pouvons vous aider à réaliser ce courrier du 1er contact de relance avec votre client à la réception du règlement effectif de la facture.

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Gestion administrative du personnel

Au sein d’une entreprise, la gestion administrative du personnel occupe une place centrale pour une dynamique positive de l’ensemble des salariés.

Il faut effectuer continuellement une veille réglementaire afin de respecter la législation en vigueur. Il s’agit de s’occuper de l’ensemble des salariés de manière personnalisée et collective à tous les niveaux administratifs.

gestion administrative du personnel : tous les documents administratifs de l'embauche au départ de votre salarié. Gérer les difficultés de vos salariés en amont pour limiter l'absentéisme et optimiser la productivité

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Lettre type recouvrement de créance

Préparer une lettre type recouvrement de créance : 1ère relance par courrier

Dans le cadre d’une procédure de recouvrement des créances de vos clients (lorsque les relances par mail ou par téléphone n’ont pas abouti), il faut envoyer un premier courrier de rappel.

Ce premier échange écrit se veut cordial, avec un rappel de la ou des factures en attente de paiement. C’est un courrier simple.

lettre type recouvrement de créance : 1er courrier simple à envoyer

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Comment faire un rapprochement bancaire

Comment faire un rapprochement bancaire ?

Effectuer un rapprochement bancaire permet de comparer à un instant T le solde de votre relevé bancaire avec votre solde banque.

Il est conseillé d’en réaliser un par an (minimum) voire un par trimestre ou mois (selon votre activité) afin d’être à jour. Cela permet de connaître l’état réel de votre trésorerie. En effet, il y a toujours des temps de décalage entre les dates d’encaissement et de décaissement (notamment pour les chèques).

Il permet également de vérifier si les charges et les factures (fournisseurs) ont été réglées, si celles des clients ont bien été régularisées. Pour ces derniers, en cas de manquement, une relance par mail ou téléphone pourra leur être adressée à titre d’information. Des erreurs peuvent se produire : erreurs de montant, inversion de chiffres, omissions, perte de chèques, …

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Rédiger une note de service

Comment connaître les mentions obligatoires pour rédiger une note de service ? La note de service est un document qui permet de transmettre une information officielle et courte : consignes, procédures, changements. Elle est émise par un supérieur hiérarchique à ses employés. Le ton employé est direct et impératif, l’utilisation du présent et du futur est préconisé. Le supérieur hiérarchique peut écrire en son nom par le « Je ». Si le niveau hiérarchique est équivalent, il s’agit à ce moment-là d’une simple note.

rédiger une note de service : quelles sont les mentions obligatoires

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Comment gérer les déplacements professionnels

Les déplacements professionnels s’organisent en plusieurs étapes :

comment gérer les déplacements professionnels

1/ La préparation

Il est important lors d’un voyage d’affaires d’être le plus serein possible et savoir comment gérer les déplacements professionnels. Avoir une feuille de route, un transport et un logement bien réservés pour pouvoir se concentrer sur la mission propre au déplacement.

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