Comment gérer les déplacements professionnels

Les déplacements professionnels s’organisent en plusieurs étapes :

comment gérer les déplacements professionnels

1/ La préparation

Il est important lors d’un voyage d’affaires d’être le plus serein possible et savoir comment gérer les déplacements professionnels. Avoir une feuille de route, un transport et un logement bien réservés pour pouvoir se concentrer sur la mission propre au déplacement.

Le trajet : voiture, train, avion ? Le choix s’effectuera selon la distance à parcourir et le réseau disponible par les transports en commun. Si vous êtes amené(e) à vous déplacer très souvent, une formule d’abonnement peut être plus intéressante.

Train, avion, location de voiture : une réservation de billet anticipée permet de bénéficier de tarif moins onéreux, pour plus de sécurité, un billet remboursable ou échangeable sera à privilégier en cas de changement de dernière minute. Une étude comparative entre les différentes possibilités permettra de déterminer la solution la plus rentable en termes de coût et de temps passé.

Attention à respecter le poids des bagages si nécessaire.

Hôtel : les chaînes d’hôtel ont généralement un bon rapport qualité/prix avec des équipements modernes (accès wifi par exemple).

Une fiche récapitulative permet également une gestion plus tranquille de votre voyage avec des informations précises :

  • Dates du déplacement (aller/retour),
  • Numéro(s) de vol ou numéro(s) de train,
  • Heure(s) du trajet,
  • Plan de la ville,
  • Itinéraire du trajet (si trajet en voiture) en doublon du GPS,
  • Heure des différents rendez-vous, coordonnées des clients, fournisseurs ou contacts et documents à emporter,
  • Liste non exhaustive…

Si le déplacement est à l’étranger, prévoir une fiche technique regroupant :

  • Le décalage horaire par rapport à la France,
  • Le cours de la monnaie en vigueur,
  • Un peu de monnaie du pays (en attendant de trouver le 1er bureau de change à votre arrivée),
  • L’indicatif téléphonique vers la France,
  • L’adresse de l’ambassade française,
  • Si besoin un dictionnaire ou une application sur votre téléphone de traduction avec la langue du pays traversé,

Nous pouvons organiser pour vous toute la préparation afin que vous n’ayez comme seul souci que le déplacement en tant que tel. Votre départ approche, contactez-nous vite pour savoir comment gérer les déplacements professionnels.

2/ Le déplacement

Prévoyez une marge pour votre heure d’arrivée à l’aéroport ou la gare afin de ne pas vous stresser inutilement.

Prévoir une pochette pour glisser tous vos tickets (péages, essence, parkings, hôtels, restaurants, repas « pris sur le pouce », toutes les factures…) afin de faciliter vos futures notes de frais ou remboursement de frais professionnels.

3/ A votre retour

Faites un débriefing de votre voyage, réalisez un compte rendu ou autres documents reprenant point par point les stratégies à adopter, ce qui a marché ou pas, les futures missions avec le ou les prospects/clients rencontrés, etc…

C’est le moment également de faire vos comptes, faire un récapitulatif de toutes les factures pour en obtenir le remboursement ou les intégrer en tant que frais professionnels.

Nous pouvons vous aider de la préparation à votre retour. Véritable partenaire, vous pouvez compter et vous reposer sur nous, même en cas de souci. Un avion en retard, un rendez-vous annulé, nous gérons à distance pour réorganiser en temps réel votre agenda, car savoir comment gérer les déplacements professionnels ne doit pas être une contrainte pour vous !

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